6 Aplikasi yang membantu Anda menangani tim secara efektif

6 Aplikasi yang membantu Anda menangani tim secara efektif

6 Aplikasi yang membantu Anda menangani tim secara efektif – Kita hidup di zaman ketika tim virtual, kerja jarak jauh, dan jam kerja fleksibel dengan cepat menjadi norma, terutama dalam bisnis dan startup yang terkait dengan teknologi. Saat ini, pentingnya manajemen tim yang efektif telah mencapai titik tertinggi sepanjang masa, karena keselarasan tim sangat memengaruhi hasil keseluruhan proyek atau alur kerja harian. Lebih dari 95% karyawan dan eksekutif berpendapat bahwa kurangnya keselarasan dan kolaborasi tim tercermin dalam hasil tugas atau proyek.

Bisnis modern telah menempuh perjalanan panjang untuk memahami pentingnya perangkat lunak dan aplikasi yang ditujukan untuk meningkatkan alur kerja, produktivitas, dan komunikasi internal. Lagi pula, bagaimana sebuah tim dapat menyelesaikan masalah ketika ada kekurangan komunikasi dan bagaimana mereka dapat mencapai tujuan bisnis ketika ada perselisihan di antara rekan satu tim! Semua yang diinginkan bisnis dari karyawannya adalah menghilangkan kesenjangan komunikasi dan memberikan kemampuan dan keahlian mereka sebaik mungkin.

Untuk merampingkan proses Anda dan menangani tim Anda secara lebih efektif, kami telah menyusun daftar aplikasi yang berfungsi untuk bisnis kecil atau menengah dan perusahaan besar. Ini adalah aplikasi yang perlu diperhatikan oleh setiap pemimpin tim, karena investasi di dalamnya akan membuat Anda lebih produktif dan efisien.

Aplikasi manajemen tim:

Aplikasi manajemen tim adalah aplikasi atau perangkat lunak apa pun yang membantu seseorang berkomunikasi, berkolaborasi, dan mengelola sekelompok orang dengan lebih baik. Beberapa fitur aplikasi manajemen tim meliputi:

  • Peningkatan produktivitas
  • Peningkatan kualitas pekerjaan
  • Pelacakan waktu
  • Komunikasi yang lebih baik
  • Penjadwalan dan pemantauan tim
  • Menganalisis kinerja

Meskipun aplikasi yang disebutkan di bawah ini mungkin tidak unggul dalam semua fitur di atas, masing-masing alat akan berspesialisasi dalam fungsi tertentu. Mari kita masuk ke alat-alat ini dan melihat apa yang dibawa masing-masing dari mereka ke meja.

  1. Slack:

Slack telah sangat berkembang dalam popularitas sejak didirikan pada tahun 2009. Saat ini, perusahaan ini adalah perusahaan multi-miliar dolar dan salah satu perusahaan dengan pertumbuhan tercepat sepanjang masa. Sebagai pusat komunikasi dan pembangkit tenaga teknologi untuk tim, Slack memungkinkan Anda mengelola komunikasi internal, penjualan, dukungan, dan layanan pelanggan. Alat ini dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti Trello, Github, Dropbox, Google Drive, dan banyak lagi.

Untuk menggunakan Slack, pertama-tama Anda harus mendaftar di situs web perusahaan dan membuat tim Anda. Anda akan diminta untuk mengatur saluran yang diinginkan dan mengundang tim Anda untuk bekerja sama. Anda dapat menggunakan saluran yang berbeda untuk mendiskusikan proyek tertentu atau mengerjakan sebuah inisiatif. Anda dapat mengatur saluran lebih lanjut dengan membaginya menjadi utas dan mendedikasikan setiap utas untuk percakapan tertentu.

Slack memungkinkan anggota tim untuk mengunggah file dan mencari dokumen bersama dalam diskusi individu atau grup. Pengguna juga dapat mengirim lampiran dan berkomunikasi satu sama lain melalui obrolan video. Karena komunikasi berlangsung di dalam satu hub, semuanya (termasuk file, lampiran, atau bahkan percakapan) dapat dicari dengan mudah. Slack berharga $8 atau $15 per bulan/pengguna aktif, tergantung pada jenis paket yang Anda pilih, tetapi ada juga versi gratis yang tersedia dengan fitur terbatas.

Fitur utama:

  • Otentikasi dua faktor
  • Diskusi individu dan kelompok
  • Panggilan suara dan video
  • File sharing
  • Pembaruan status, peringatan, dan pemberitahuan untuk proyek
  1. Trello:

Meskipun Trello pada dasarnya adalah aplikasi manajemen proyek, itu juga dapat membantu pemimpin tim menangani tim mereka dengan lebih efektif. Ini adalah alat sederhana dengan fitur yang cukup jelas yang bahkan dapat digunakan oleh orang yang tidak paham teknologi.

Untuk mulai mengerjakan Trello, Anda harus membuat halaman tim tempat Anda dapat menambahkan beberapa papan untuk anggota. Setiap papan berisi kartu berbeda yang terdiri dari tugas dan proyek individu. Anggota dewan dapat menambahkan komentar atau melampirkan file, dan mengatur kartu yang mewakili tahapan proyek.

Misalnya, pembuat konten mungkin membuat papan untuk mengelola posting blognya yang perlu diposting selama seminggu. Papan dapat berisi tiga kolom berlabel ‘Ide Topik’, ‘Untuk Diposting’, dan ‘Diposting’. Kolom pertama akan berisi kartu yang berbeda, masing-masing dengan ide topik yang berbeda untuk posting blog. Kolom kedua akan menampung semua postingan yang dijadwalkan untuk ditayangkan di blog, sedangkan kolom ketiga menampung semua postingan yang telah diposting.

Setiap kartu dapat berisi deskripsi topik, tanggal jatuh tempo, dan foto sampul. Karena kartu dapat dengan mudah berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya dengan semua detail aktivitas yang dicatat, seluruh tim terus mendapat informasi tentang kemajuan yang dibuat pada suatu tugas. Alat ini gratis untuk digunakan; namun, Anda dapat mengakses fitur premium dengan berlangganan paket bulanan berbayar.

Fitur utama:

  • Fungsionalitas seret dan lepas sederhana
  • Pemberitahuan waktu nyata tentang aktivitas papan
  • tugas tugas
  • Mendukung lampiran dari berbagai sumber seperti OneDrive, Dropbox, dll.
  1. Smartsheet:

Smartsheet adalah alat manajemen proyek dan manajemen tugas tim yang memudahkan pekerjaan untuk Anda dengan lembar yang dapat disesuaikan. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk memilih dari templat khusus yang tersedia, menambahkan catatan, pengingat, menjadwalkan rapat, atau menerima umpan balik. Smartsheet juga memungkinkan Anda berkolaborasi dengan anggota tim secara real-time untuk memfasilitasi alur kerja.

Alat ini menyediakan fitur obrolan langsung dan terintegrasi dengan semua platform utama, termasuk Google Drive, Evernote, Skype, dll. Smartsheet menawarkan uji coba gratis satu bulan, setelah itu Anda harus membayar untuk terus menggunakan aplikasi.

Fitur utama:

  • Kalender grup
  • Pemberitahuan dan peringatan
  • Manajemen kontak
  • Ruang kerja yang dapat disesuaikan

6 Aplikasi yang membantu Anda menangani tim secara efektif

  1. Rydoo:

Menangani tim terkadang juga termasuk mengelola pengeluaran mereka. Jika Anda merasa sulit untuk mengelola aspek keuangan tim, Anda pasti harus mulai menggunakan Rydoo. Aplikasi ini memudahkan manajer tim, anggota staf, dan departemen keuangan untuk menangani pengeluaran karyawan.

Untuk menggunakan Rydoo, Anda perlu mengintegrasikan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda dengan sistem Rydoo. Seorang anggota tim dapat mengunggah gambar tanda terima dari ponsel cerdas atau komputer mereka kapan pun mereka memiliki pengeluaran terkait pekerjaan.

Rydoo secara otomatis menilai pengeluaran dan memberi tahu Anda jika tanda terima duplikat terdeteksi. Ini juga memberi tahu Anda ketika batas pengeluaran terlampaui, atau kebijakan perusahaan dilanggar. Jika pembelian sesuai dengan aturan dan kebijakan pengeluaran, pimpinan tim dapat dengan cepat menyetujuinya dan mengganti uang karyawan tersebut. Rydoo menawarkan uji coba gratis, setelah itu dikenakan biaya $5 per bulan per pengguna dasar.

Fitur utama:

  • 75% penggantian lebih cepat
  • Sedikit atau tidak ada kemungkinan penipuan
  1. Teamweek:

Teamweek adalah alat manajemen tim, manajemen proyek, dan perencanaan yang memungkinkan Anda memantau alur kerja Anda. Ini juga membantu Anda menyortir sumber daya secara visual. Teamweek memberi Anda opsi untuk memantau tim Anda dengan cermat dan memodifikasinya sesuai kebutuhan Anda untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Dengan aplikasi Teamweek, Anda dapat melihat peta jalan sementara tim Anda tetap berada di halaman yang sama untuk mendapatkan pembaruan proyek yang diperlukan untuk kolaborasi yang lebih efisien.

Teamweek adalah alat perencanaan serbaguna karena membantu Anda merencanakan liburan dan hari kerja. Anda dapat menyesuaikan liburan, menambahkan pencapaian sesuai kebutuhan, dan melihat rencana jangka panjang Anda untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang pekerjaan Anda. Aplikasi ini dapat diintegrasikan dengan berbagai alat komunikasi dan pelacakan waktu seperti Slack dan Toggl.

Fitur utama:

  • Seret dan lepas antarmuka
  • Filter kalender menurut proyek
  • Tetapkan hari libur nasional menurut negara
  • Impor file dari Trello
  • Garis waktu bersama
  1. Dropbox:

Dropbox memungkinkan Anda berbagi dokumen, file, foto, dan video dengan menyediakan solusi penyimpanan cloud. Ini melindungi pekerjaan Anda, yang dapat diakses oleh anggota tim Anda dari komputer, ponsel cerdas, atau tablet apa pun. Aplikasi ini memungkinkan Anda membuat folder dan subfolder untuk proyek Anda dan mengontrol izin ke folder tersebut. Anda dapat membatasi anggota atau mengizinkan anggota tertentu untuk mengakses folder tertentu dari akun mereka.

Aplikasi seluler Dropbox gratis. Anda juga dapat menggunakannya secara gratis hingga 2 GB; namun, versi Pro berharga $9,99 per pengguna setiap bulan. Ada juga paket bisnis untuk Dropbox, yang mengenakan biaya $15 per bulan per pengguna.

Fitur utama:

  • File sharing
  • Tersedia untuk iOS dan Android
  • Sangat aman

Memilih aplikasi manajemen tim:

Saat memilih aplikasi, pastikan aplikasi tersebut memenuhi kebutuhan tim Anda. Di bawah ini adalah indikator yang akan membantu Anda mengidentifikasi perangkat lunak terbaik untuk tim Anda.

  • Kemudahan penggunaan: Pilih aplikasi dengan navigasi sederhana dan aplikasi yang tidak membutuhkan banyak waktu untuk membiasakan diri.
  • Opsi privasi: Terkadang, Anda harus mengerjakan proyek sensitif yang menuntut percakapan pribadi. Oleh karena itu, gunakan aplikasi dengan enkripsi ujung ke ujung seperti aplikasi gratis airg spam dan aplikasi sejenis lainnya agar tetap aman.
  • Aplikasi berbasis cloud: Pilih aplikasi berbasis cloud karena aplikasi tersebut menyimpan semua informasi secara online, yang dapat diakses oleh setiap anggota tim di mana pun mereka berada.
  • Integrasi: Saat memilih aplikasi, pastikan itu terintegrasi dengan mulus dengan aplikasi dan perangkat lunak lain yang digunakan tim Anda.
  • Kompatibilitas: Cari aplikasi yang mendukung semua jenis file populer, terutama jenis file yang digunakan tim Anda.

Akhir Kata:

Meskipun kepemimpinan adalah keterampilan penting yang diperlukan untuk menangani tim secara efektif, Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk mendapatkan keunggulan dalam kolaborasi dengan alur kerja harian Anda. Aplikasi ini akan membantu Anda meningkatkan kinerja tim Anda dengan berfokus pada produktivitas tim alih-alih membuang waktu.